抓住重点,高效沟通,教你如何像CEO一样写邮件

2016-03-24 15:18

作者:安德鲁·托尔鲍(Andrew Torba),AutomateAds.com联合创始人兼CEO

TL;DR: 太长,不看(Too Long; Didn’tRead)。

CEO要关注的事情很多,对他们来说,最重要的东西就是时间。无论是领导一家全球500强企业,还是经营一家初创公司,CEO都有太多工作要做,对他们而言,每一秒都十分珍贵。

当我第一次尝试创业时,由于没什么经验,曾给投资人写过一封像小说一样的电子邮件。长篇大论的电子邮件导致了一个严重的问题,那就是我和我的团队不得不花太多时间用在写邮件这件事上。但很快,我学会了写邮件需要“过滤不必要的内容”,把重点放在最主要的一两件事上。

TL;DR: 保持简洁

在电子邮件上花费太多时间,会降低团队工作效率,而在电话沟通上浪费太多时间,工作效率则会变的更低。我自己担任CEO的时间不长,但是有超过三十年的国际业务经验,也担任过董事长和董事局主席。在和企业高管交流中,我改变了自己写邮件的风格,有时甚至可以言简意赅到一封邮件中只有一个字。

有一种万无一失的方法,我把它称为“薅羊毛”法,下面就举个例子:

 

Hey,安德鲁。我想在这封邮件里告诉你一个不错的机遇。(羊毛!: 别对我说你想告诉我,有话直说 。也别说“Hey”这又不是微信聊天。)

和你会晤的过程很棒,我的名字是约翰史密斯,来自Abc Inc.公司。(我们见过吗?)我花了很多时间关注你的工作,真心觉得我们可以有业务合作。(羊毛!: 没人喜欢马屁精,在这封电子邮件中你已经浪费了我五秒时间,我准备删掉你了)我们的公司位于纽约,获得了***的投资.。(羊毛!, 不好意思。没关系的,告诉我你想从我这里得到些什么?) 我们正在做***项目。 (终于开始说正事了) 而且,我们做的比Facebook还要好,理由有如下三点:1,2,3. (羊毛!: 拜托,做的好不好投资人自己会判断.) 我知道很多人会说***,但是我们不一样,我们坚信***会获得成功(羊毛!: 我都不知道你能帮到我什么,更不知道自己能帮助你什么)我想有机会和您电话沟通一下。(不好意思,可能没机会了)

CEO应该这样写邮件:

安德鲁,

我想得到你的帮助去解决***问题。我已经做了两项工作A和B,你这周有时间聊聊吗?

简单、直接、一击命中。让我帮忙解决问题,而且每个字都说到了要点。

实际上,还有很多不错的例子。比如下面截图的这封电子邮件,里面甚至连一个词都没有。如何像CEO一样写邮件?其实有一个小诀窍,那就是在写邮件的时候,可以把电邮想象成Twitter,只有140个字符限制。按照这种思维多练习,就会发现自己的语言会变得越来越犀利,越来越精准,也越来越能帮助你节省大量回复邮件时间。

“在给你的联合创始人写邮件时,$$$这个符号绝对不是多余的“羊毛”!

对于那些有深入回复需要的电子邮件,别浪费时间在长篇大论上了,拿起电话沟通吧。有时候很多复杂的问题只需5-10分钟的电话交流就能说明白;如果觉得5-10分钟也解决不了问题,干脆和对方约个午饭,边吃边讨论。

话虽这么说,但想要实现高效沟通并不是一件能速成的事。你真的需要打十分钟的电话吗?你能在一个简洁的推文里把话题重点表述清楚吗?在发送电子邮件或进行其他形式沟通的时候,不妨挑战一下自己,看是否能抓住重点、保持高效。时间对每个人都非常宝贵,无论你是不是CEO,但当你开始了高效沟通之后,就会发现自己的回复率和时间效率都有所改善。(翻译:shark,编辑:picar)

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