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陈春花:如何让会议更高效?

春暖花开·陈春花 2021-09-13 07:47

图源:图虫

编者按:本文来自微信公众号春暖花开(ID:CCH_chunnuanhuakai),作者陈春花,创业邦经授权转载。

很多公司,特别是规模越大的公司,会议越多。职位越高的人大部分工作时间都是在开会中度过,甚至是开会开到没时间工作。但这并不意味着开会是有价值的,如果开会不能产生价值,它就没有意义,我称之为“虚假繁忙”。本文为大家简单介绍如何开一个高效的工作会议。

会议必须解决问题

一定要明确,会议不是拿来讨论问题的,会议必须拿来解决问题。

如果你有了解决方案,希望大家表达意见可以开,方案确定以后要通知大家也可以开,除此之外不需要开会。开会是达成共识,而不是讨论问题,因为开会讨论问题不会有结果。

因此,会议必须要有一个很明确的主题,而且所有围绕这个主题的资料要提前准备,没有准备的会议就不要开,这是一个非常明确的要求。

如果这个方法论不做好的话,公司的整个效率都会低下。会议的工作方法决定公司两件事情,一个是效率,一个是品质。工作效率和工作品质就由会议方法论决定,一定不要小看这个会议的方法论。

会议由项目负责人主持

开会谁来做主持人?一般来说解决问题的负责人来做主持人,因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。如果不是对这个问题负责的人来主持,他就按流程把会议主持完,但是他绝对不关心会议的结果。这在方法论上是一个极大的错误。

很多公司开会很喜欢让老板来主持,我建议除了战略会之外,老板都不要主持,因为只有战略会是老板的责任,其他会都是别人的责任,应该让别人去做。比如说产品会、经营会,其实都不需要老板主持,就应该是那个主负责人去主持。

明确4个时间

会议的所有时间要约定下来,这包括4个时间:

开始和结束的时间。

发言的时间。

与会者决议达成共识的时间。

行动方案确认的时间。我最怕大家开工作会议就是只出一个决定,这样远远不够,一定要把行动方案也确定下来,就是做什么不做什么,都要确定下来。

还有一个特别请大家注意的,日常工作中,一个有效的会议最长就是40分钟。

很多公司最喜欢开的都是几个小时的会,什么时候开那么长的会议,一个是战略会议,战略会议一般会封闭两三天,另一个就是半年度会议或者是年度会议。除此之外,日常会议都不要超过40分钟。

为什么要这么短?

两个原因,第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位,开得越长,公司的成本越高。第二个原因就是解决问题的会议跟时间长度没关系,跟前期准备有关系。前期准备得越充分,会议效率就会越高,所以日常会议一定要短。

开会的核心是谈行动方案

开会的目的是要解决具体问题。因此,开会的核心主要是谈行动方案,不是谈观点,也不是谈问题。

我们在管理工作中遇到最大的问题是,大家陷在问题里。如果你仔细观察,会发现很多公司的会议都是问题导向的——只要有问题,就召开会议,也正因为如此,企业内部的会议非常多,另外,问题层出不穷。

正确的做法是,会议是行动方案导向的,也就是有问题不需要开会,而是明确行动方案才开会。有解决方案希望大家表达意见可以开,方案确定以后要通知大家也可以开,除此之外不需要开会,所有对问题的讨论都在会后做。

开会是达成共识,而不是讨论问题。因为讨论问题的会议往往很难达成共识,同时会耗费时间,需要多人参与,这对解决问题而言,不是最好的解决方式。

要知道,理解和判断问题应该是回到问题发生地,而不是在会议室。所以会议对于问题而言,不是最好的解决路径。

会议要得出结论

会议开完了,一定要下结论。如果议而不决,甚至经常无法把会议进行下去,经常跑题,经常争论并坚持各自的见解,恐怕就无法进行有效的决策了。我建议大家调整成这个样子:日常会议开完,大家都清楚要做什么,然后就去做了。

本文为专栏作者授权创业邦发表,版权归原作者所有。文章系作者个人观点,不代表创业邦立场,转载请联系原作者。如有任何疑问,请联系editor@cyzone.cn

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